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论秘书人员的业务能力

来源:农家参谋 【在线投稿】 栏目:期刊导读 时间:2021-07-22

【作者】网站采编

【关键词】

【摘要】一、前言 进入新世纪以来,我国社会经济迅猛发展,各行各业对秘书人员的需求日益增加,对其业务能力的要求也越来越高。“工欲善其事,必先利其器。”随着时代的发展,秘书人员

一、前言

进入新世纪以来,我国社会经济迅猛发展,各行各业对秘书人员的需求日益增加,对其业务能力的要求也越来越高。“工欲善其事,必先利其器。”随着时代的发展,秘书人员的工作职责范围、内容及方法都发生了显著的变化。要做好秘书工作,当好领导的参谋助手,解决实际问题,秘书人员就必须具备社交能力、协调能力、办事能力、沟通能力等良好的业务能力。

二、社交能力

人的社会性决定了人际交往的必要性。著名的美国教育家卡耐基在做了充分调查之后认为:“一个人事业上的成功,只有15%是由于他的专业技术,另外的85%要依赖人际关系、外事技巧。”秘书部门是承上启下、协调左右、联系内外的枢纽部门,秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动,外出联系工作,每天都要接触各行各业的人。因而,作为优秀的秘书人员必须具备良好的社交能力,善于待人接物,善于处理各种人际关系,善于同各种各样的人打交道,在社交中熟悉社会各方面的信息渠道,了解各种相关内容,要重视自己社交能力的提升。

各种工作活动中,秘书人员的头脑要清楚、应有预见力,善于表达,办事有条理,可靠、细心、周到。秘书只有具有较强的社会活动能力,才容易使人接近,提高办事的成功率。这样不仅有利于完成秘书的本职工作,而且有利于在实践中锻炼自己,增长才干,更好地完成工作任务。

三、协调能力

协调能力也是秘书人员必备的工作能力之一。秘书人员是领导的参谋助手,始终处于承上启下,联系左右,沟通内外的中心,秘书人员角色的特殊性决定了其主要职能是为领导服务,为本部门和其他部门服务,使上下左右的关系协调一致、统一步调,保证领导的决策得以顺利贯彻执行。秘书人员良好的沟通能力对秘书工作具有重要的影响,它能促进机关工作灵活运转,提高工作的质量和效率。

因此,秘书人员应积极主动地为“上下左右”的人员沟通信息、调节关系、商讨事项、协同步调,这是秘书的职责所在。秘书人员协调的内容主要有:一是上下关系的协调;二是秘书与领导关系的协调;三是领导人之间关系的协调。秘书人员在协调中应依据国家的政策、方针、法规及本单位的规章制度,加强信息的沟通,调节各方面的关系,因人、因事、因时而异,冷静谦和,灵活行事,耐心细致,及时准确地达到协调的目的,做好协调工作,进一步提升工作质量,提高工作效率。

四、办事能力

秘书活动所具有的事务性特征以及秘书人员的“管理事务”的工作性质决定了秘书人员必须具有精敏的、独立的办事能力。由于办事是秘书人员的一项基础和经常性的工作,这就需要秘书人员掌握办事的技巧,能办事、会办事,不断锻炼自己的办事能力,这是秘书的基本素质之一。

因此,作为一名秘书人员,应从各方面提高自己的办事能力,必须具有宽广的知识面,丰富的经验,清楚的头脑,敏捷的思维,勤快的手脚,熟谙人际交往的各种知识。秘书人员不仅要具有独立的分析问题及解决问题的能力,而且还应当培养自己的独立办事能力,并具有灵活的应变能力,成为繁简巨细都能应付的“通才”。只有这样,才能正确领会领导的意图,为其决策提供有力的依据,顺利完成工作任务。

五、沟通能力

当今社会发展迅猛,己进入了信息化时代,工作节奏快,事务繁多,这就要求人们更加重视沟通,以形成良好的人际关系,促进工作质量和效率的提高。而秘书人员因为工作之需,负责组织协调,沟通调节各类事物,这就面临着一个如何增强沟通能力的问题。秘书的沟通能力直接影响着秘书的工作质量,良好的沟通能力有利于准确地上传下达,有助于构建和谐的人际关系,有利于塑造自身良好的形象,有利于工作效率的提高。

因此,秘书在工作中,一定要注重提高自身的沟通能力,合理地运用沟通来协助工作任务的完成。秘书沟通的内容包含:与上级的沟通、与同级的沟通及与下级的沟通等。在沟通时,秘书人员应讲究沟通原则,细致、周到、谦虚、谨慎,多换位思考,积极主动沟通,避免无效、被动沟通。只有这样,才能顺利实现其工作目标,使得“上情”得以顺利“下达”,“下情”得以顺利“上传”,各种工作顺畅进行,促进整个机关的正常运转,提高工作效率。

文章来源:《农家参谋》 网址: http://www.njcmzz.cn/qikandaodu/2021/0722/1336.html

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